Règlement du conseil d’aumônerie HFR et des commissions d’aumônerie de site

En application de l'article 4 des contrats de prestations conclus respectivement entre l'HFR et les deux Eglises, il est institué un conseil d'aumônerie au niveau de l'HFR (ci-après conseil d'aumônerie HFR) et une commission d'aumônerie au niveau de chaque site de l'HFR (ci-après commission d'aumônerie de site).

Le conseil d'aumônerie HFR représente le niveau stratégique, financier, organisationnel et administratif dans le cadre des relations contractuelles entre les parties. Il veille à la bonne marche du service d'aumônerie, en assurant sa cohérence au niveau cantonal, ainsi qu'au bon fonctionnement des commissions d'aumônerie de sites.

Le conseil d'aumônerie HFR est composé :

• pour l'HFR : de la ou du secrétaire général-e et de la directrice ou du directeur des soins;

• pour l'Eglise catholique : d'une répondante ou d'un répondant désigné-e de l'ensemble des aumôniers et de deux représentant-e-s désigné-e-s par l'Eglise;

• pour l'Eglise réformée : d'une répondante ou d'un répondant désigné-e de l'ensemble des aumôniers et de deux représentant-e-s désigné-e-s par l'Eglise;

Le conseil d'aumônerie HFR a pour tâches de :

- définir la stratégie et les orientations de la prise en charge spirituelle des patients, de leurs proches et des collaboratrices et collaborateurs de l'HFR;

- veiller à l'application de la convention-cadre et des contrats de prestations;

- identifier, le cas échéant, l'opportunité d'adapter les conditions-cadres applicables au service d'aumônerie;

- prendre connaissance de l'activité des commissions d'aumônerie;

- assurer le relais des informations auprès des parties contractantes (Eglise catholique, Eglise réformée, HFR).

1 Le conseil d'aumônerie HFR se réunit au minimum une fois par an.

2 La présidence du conseil est assurée par un-e représentant-e de l'HFR.

3 Un mois avant la séance, la présidente ou le président soumet une proposition d'ordre du jour aux membres du conseil par circulation. L'ordre du jour définitif est adressé aux membres dans un délai minimum d'une semaine avant la séance.
L'ordre du jour com­prend entre autres les thèmes fixes suivants:

-

approbation du procès-verbal de la séance précédente,

-

rapports des commissions d'aumônerie de site,

-

échange,

-

commu­nications aux commissions d'aumônerie de site.

4 Un bref procès-verbal de séance est tenu et soumis à l'approbation des membres du conseil lors de la séance suivante. Dans la mesure du possible, le procès-verbal est adressé aux membres dans un délai d'un mois suivant la séance. La présidente ou le président définit les modalités de secrétariat.

Les commissions d'aumônerie de site sont un lieu d'échange, de soutien et d'information entre les différents partenaires. Elles veillent au bon fonctionnement du service d'aumônerie en vue de la meilleure prise en charge spirituelle des patients, de leurs pro­ ches et des collaboratrices et collaborateurs de l'HFR.

Chaque commission d'aumônerie de site est composée :

• pour l'HFR: au minimum d'un-e membre des soins du site (optionnel en sus: un-e membre des médecins du site);

• pour l'Eglise catholique: de tous les aumôniers intervenant sur le site et d'un-e à deux membres de l'Eglise (dont un-e si possible du niveau local ou régional);

• pour l'Eglise réformée : de tous les aumôniers intervenant sur le site et d'un-e à deux membres de l'Eglise (dont un-e si possible du niveau local ou régional).

Chaque commission d'aumônerie de site a pour tâches de :

- veiller à la meilleure prise en charge spirituelle des patients, de leurs proches et des collaboratrices et collaborateurs de l'HFR dans le respect de la liberté de croyance;

- assurer l'esprit de collaboration des partenaires dans un sens de soutien mutuel et d'échange;

- veiller à une bonne coordination entre l'aumônerie, le personnel hospitalier, les béné­ voles et les Eglises;

- prendre connaissance du plan de travail des aumôniers;

- veiller à s'insérer dans les orientations définies par le conseil d'aumônerie HFR;

- assurer la communication ascendante et descendante à l'égard des différents interlo­ cuteurs concernés (ex. conseil d'aumônerie, équipes soignantes, etc.).

1 La commission d'aumônerie de site se réunit au minimum deux fois par an (une séance ordinaire et une séance suivie d'un repas auquel sont conviés les bénévoles).

2 La présidence de la commission est assurée par mode d'alternance annuelle ou bisan­ nuelle par un-e représentant d'une des Eglises. Au besoin, cette présidence peut être déléguée à un-e autre membre de la commission.

3 Quinze jours avant la séance, la présidente ou le président soumet une proposition d'ordre du jour aux membres de la commission par circulation. L'ordre du jour définitif est adressé aux membres dans un délai minimum de cinq jours avant la séance.
L'ordre du jour comprend au minimum les thèmes fixes suivants:

-

approbation du pro­cès-verbal de la séance précédente,

-

rapports des aumôniers,

-

rapports des soignants,

-

échange,

-

communications au conseil d'aumônerie HFR.

4 Un bref procès-verbal de séance est tenu et soumis à l'approbation des membres de la commission lors de la séance suivante. Dans la mesure du possible, le procès-verbal est adressé aux membres dans un délai d'un mois suivant la séance. La présidente ou le président définit les modalités de secrétariat.

5 Un bref rapport annuel est établi par la commission à l'attention du conseil d'aumônerie HFR d'ici au 31 janvier de l'année suivante. Il présente un bref descriptif des activités, thèmes et événements majeurs traités par la commission.

Le présent règlement entre en vigueur avec effet rétroactif au 1er septembre 2010 et est conclu pour une durée indéterminée.

Il peut être dénoncé par chacune des parties moyennant un délai de résiliation de six mois pour la fin d'une année civile.

Sans résiliation formelle, les parties contractantes peuvent, d'un commun accord et en tout temps, apporter des modifications au présent règlement.