Information der Öffentlichkeit und Zugang zu Dokumenten (Infogesetz) auf der Ebene der Kirchgemeinde

Gesetz vom 9. September 2009 (systematische Sammlung, SGF Nr. 17.5).
Quellenangaben für den nachstehenden Inhalt:
• Information der Öffentlichkeit und Zugang zu Dokumenten auf Gemeindeebene (info‘GemA 5/2011; aktualisierte Ausgabe 1. Januar 2018) eine Informationsschrift des kant. Amtes für Gemeinden;

• Kirchenordnung der Evangelisch-reformierten Kirche des Kantons Freiburg vom 12.11. 2012 (KO);

• Gesetz über die Beziehungen zwischen den Kirchen und dem Staat vom 26. September 1990 (SGF 190.1).

1 Nach Artikel 3 des Gesetzes über die Information der Öffentlichkeit und Zugang zu Dokumenten (InfoG) gelten dessen Bestimmungen auch für Kirchenorgane, sofern diese nicht selber "entsprechenden Bestimmungen" erlassen haben (Art. 3 Abs. 2a InfoG). Einerseits ist dies nicht der Fall und andererseits wird zu Fragen aus diesem Bereich in bewährter Praxis die Gemeindegesetzgebung konsultiert. Die vom Amt für Gemeinden herausgegebene Informationsschrift info‘GemA 5/2011 dient denn auch als Vorlage für die nachfolgenden Ausführungen. Zudem enthält die Informationsschrift wertvolle Hinweise für die praktische Umsetzung des InfoG in den Kirchgemeinden sie sei hier weiterempfohlen.

Das InfoG regelt Information und Dokumentenzugang für alle Personen. Damit ist es unerheblich, ob die beantragenden Person Mitglied der Kirche ist oder nicht.

2 Ziel des Gesetzes:
Übertragen auf kirchliche Belange, lassen diese Ziele sich wie folgt umschreiben:

• Beitrag zur Transparenz der kirchlich-administrativen Tätigkeit;
• Förderung der Meinungsbildung und der Teilnahme am Leben der Kirchgemeinde;
• Stärkung des Verständnisses und Vertrauens in die kirchlichen Organe.

3 Zitat Informationsschrift:
"Das InfoG verfolgt zwei sich ergänzende Hauptziele. Das erste besteht darin, die Information der Öffentlichkeit auszubauen (Öffentlichkeit der Sitzungen und Informationspflicht). Das zweite Ziel bezweckt im Kanton Freiburg das Zugangsrecht zu Dokumenten einzuführen."

1 Mit den im InfoG genannten Sitzungen sind im kirchlichen Bereich die meist eher als Versammlung bezeichneten Anlässe gemeint.

2.2 § 75 Abs. 12 Das InfoG bestätigt und erweitert den Grundsatz, wonach die Sitzungen der Legislativbehörden (Kirche: Synode) auf allen Ebenen öffentlich sind. Im Weiteren unterstehen die Versammlungen anderer parlamentsähnlichen Organen, wie Delegiertenversammlungen, ebenfalls dem Grundsatz der Öffentlichkeit.

Im kirchlichen Bereich wird dieses Thema meist im Zusammenhang mit den Kirchgemeindeversammlungen und Kirchgemeinderatssitzungen angesprochen. Die Kirchgemeindeversammlungen sind öffentlich, wogegen die Kirchgemeinderatssitzungen unter Ausschluss der Öffentlichkeit stattfinden.

Allerdings erlauben sowohl die geltende Kirchenordnung (Art 76) wie auch das InfoG (Art 4 Abs. 2) unter besonderen Umständen den Ausschluss der Öffentlichkeit von den Versammlungen.

Dieser Ausschluss der Öffentlichkeit schränkt die Information nicht ein, da die Öffentlichkeit später über die gefassten Entschlüsse in geeigneter Weise informiert werden muss. Drittpersonen, welche an einer solchen Sitzung teilnehmen sind dürfen als geheim bezeichnete Tatsachen nicht verbreiten.

2.2 § 74 Über die Einberufung führt die Informationsschrift folgendes aus (S. 4, mit Anpassung an kirchl. Belange):
"Bei den (Kirch-) Gemeindeversammlungen sind die Änderungen im Vergleich zu den bis zum 31. Dezember 2010 gültigen Vorschriften gering. Inskünftig werden alle Begleitdokumente zu den traktandierten Geschäften nicht nur den Kirchgemeindegliedern, sondern auch der Öffentlichkeit und den Medien zur Verfügung gestellt. Sie müssen mindestens zehn Tage vor der Kirchgemeindeversammlung im Sekretariat der Kirchgemeinde aufgelegt werden. Sie können auch der Einberufung beigelegt werden."

Die aktuelle Kirchenordnung entspricht bezüglich Frist und Publikation diesen Vorgaben. Es sei hier noch daran erinnert, dass die Einberufung Datum, Zeit, Ort, Traktandenliste der Sitzung/Versammlung und ev. Anträge des Kirchgemeinderates (z.B. Steuersatz) enthalten muss.

Es ist zudem prüfenswert ob nicht gleichzeitig mit der öffentlichen Einberufung (Kirchenblatt, Amtsblatt) dieselbe und die aufgelegten Unterlagen in die Website der Kirchgemeinde gestellt werden.

1 Da die Sitzungen der Legislativorgane öffentlich sind, ist diesem Umstand entsprechend Rechnung zu tragen. Medien und Besucher sind ausserhalb der Abstimmenden zu platzieren.

2.2 § 75 Abs. 22 Medienfrage:
Der Zugang der Medien zu diesen Anlässen ist so weit als möglich zu erleichtern, z.B. durch reservierte Plätze. oder eine Fernsehaufnahme erfordert andere Bedingungen als die schriftliche Berichterstattung. Die vorherige Orientierung des Präsidiums über eine Teilnahme wird als "elementare Anstandsregel" betrachtet (Zitat info‘Gem A/2011). Es obliegt dem Präsidium, die Anwesenden darüber zu informieren oder nicht. Artikel 19 Absatz 2 des InfoG führt zu der Medienfrage folgendes aus:

"Bei den öffentlichen Sitzungen können die Medien ohne anderslautende Bestimmungen -Ton- und Bildaufzeichnungen machen und diese übertragen; sie informieren vorgängig das Präsidium und achten darauf, den geordneten Sitzungsablauf nicht zu stören."

Über Tonträgeraufzeichnungen findet sich in der Kirchenordnung keine Regelung. Lediglich im Geschäftsreglement 2005 der Synode wird darauf hingewiesen, dass hier Aufzeichnungen erfolgen. In Anlehnung an das Gemeindegesetz (GG) können sowohl für die Protokollführung wie auch für den privaten Gebrauch Tonträgeraufzeichnungen vorgenommen, bzw. erlaubt werden. Die Versammlung ist darüber zu informieren, bei privaten Aufnahmen muss eine vorgängige Ankündigung erfolgen.

3 Protokoll:
Für die Ausfertigung und Veröffentlichung der Protokolle verweist das info‘Gem A/2011 auf das in diesem Bereich von der Kirchengesetzgebung abweichende Gemeindegesetz (GG).
.
Da die Kirchenordnung explizit keine Fristen festlegt, sind die Protokolle folglich spätestens zum Zeitpunkt der Einberufung/Einladung für die nächste Sitzung/Versammlung zu veröffentlichen (Kirchgemeinde: 10 Tage vor der Versammlung, Synode: 14 Tage vor der Versammlung).

Nach Artikel 22 und Artikel 30 stellen die Protokolle, Voranschläge und Jahresrechnungen amtliche Dokumente dar, zu denen jeder natürlichen und juristischen Person Zugang gewährt werden muss. Artikel 9 Absatz 2 des InfoG bevorzugt dafür moderne Kommunikationsmittel wie das Internet. Da alle Kirchgemeinden und die Kantonalkirche über eine Website verfügen, entspricht eine Veröffentlichung der obgenannten Dokumente auf der Webseite der Institution auch dem Recht auf Einsicht dieser Dokumente im jeweiligen Sekretariat.

Artikel 8 des InfoG umschreibt, wem diese Pflicht auferlegt wird und wie ihr nachzukommen ist. Die Information von Amtes wegen richtet sich nicht nur an die Mitglieder der Kirchgemeinde, sie soll auch der breiten Öffentlichkeit und den Medien zur Verfügung gestellt werden. Diese grundsätzlichen Bestimmungen haben insbesondere für die nachfolgend aufgeführten Organe der Kirche Geltung:

Kirchgemeindeversammlung, Kirchgemeinderat, RPK , Synode, Synodalrat, Konvent, Finanzkommission, Rekurskommission (erst nach Beschlussfassung).

Art. 8 Grundsätze (InfoG)
1 Die öffentlichen Organe haben folgende Pflichten:
a) Sie stellen von Amtes wegen regelmässig eine allgemeine Information der Öffentlichkeit über ihre Tätigkeit sicher.
b) Sie beantworten die an sie gerichteten Auskunftsgesuche.
c) Sie erfüllen die besonderen Informationspflichten, die ihnen durch die Spezialgesetzgebung übertragen werden.

2 Sie beachten dabei die allgemeinen Grundsätze des Verwaltungshandelns, insbesondere die Verhältnismässigkeit, die Gleichbehandlung sowie Treu und Glauben.


Dabei gelten die folgenden Einschränkungen:
• Informationen werden im Rahmen des Zumutbaren erteilt;
• sie beschränken sich auf die Aufgaben- und Zuständigkeitsbereiche des öffentlichen Organs;
• sie enthalten keine Informationen, die vom Zugangsrecht (zu Dokumenten) ausgenommen sind.

2.2 § 75 Abs. 1 Ein wichtiger Punkt bei Informationen aller Art stellt der Persönlichkeitsschutz dar. Im erwähnten Informationsschreiben an die Gemeinden (info‘Gem A/2011, S. 7) findet sich dazu folgendes:

"Bei einem überwiegenden öffentlichen oder privaten Interesse kann die Information jedoch beschränkt werden (Art. 10 Abs. 1 InfoG). Es handelt sich hier grundsätzlich um eine allgemeine Beschränkung. Ausserdem ist den Personendaten Rechnung zu tragen. Tatsächlich ist grundsätzlich festzustellen, dass die Informationen an die Öffentlichkeit im Allgemeinen auch Personendaten enthalten (z.B. dass eine Person ein bestimmtes Amt inne hat, Anm. des Verfassers). Da das Gesetz über den Datenschutz (DSchG, SGF 17.1) die Frage der Mitteilung von Personendaten im Rahmen der Information der Öffentlichkeit nicht regelt, musste dazu eine eigene gesetzliche Grundlage im InfoG geschaffen werden. Es handelt sich um Artikel 11 und 12 InfoG, die folgenden Wortlaut haben:

Art. 11 Bekanntgabe von Personendaten

a)

Im Allgemeinen

1 Personendaten dürfen mit einer Information an die Öffentlichkeit verbreitet werden, wenn mindestens eine der drei folgenden Voraussetzungen erfüllt ist:
a) Eine gesetzliche Bestimmung sieht dies vor.
b) Die betroffene Person hat der öffentlichen Bekanntgabe zugestimmt, oder ihre Einwilligung darf nach den Umständen vorausgesetzt werden.
c) Sie stehen in einem Zusammenhang mit der Erfüllung öffentlicher Aufgaben, und das öffentliche Interesse an der Information geht dem Geheimhaltungsinteresse der betroffenen Person vor.

2 Personendaten, die in einer Information an die Öffentlichkeit enthalten sind, können im Internet oder mit Hilfe eines anderen automatisierten Informations- und Kommunikationsdienstes verbreitet werden; sie müssen daraus entfernt werden, wenn sie ihre Aktualität verloren haben und ein besonderes Interesse der betroffenen Personen an ihrer Löschung besteht.

3 Die Spezialgesetzgebung über die amtlichen Veröffentlichungen bleibt vorbehalten, insbesondere was den Grundsatz und die Modalitäten der Verbreitung der verschiedenen Kategorien der in diesen Veröffentlichungen enthaltenen Personendaten im Internet betrifft.

Art. 12 b) Vermutung eines überwiegenden öffentlichen Interesses
1 Ein überwiegendes Interesse der Öffentlichkeit an der Information wird vermutet, wenn die Personendaten sich auf ein Mitglied eines öffentlichen Organs beziehen und die Information seine Funktionen oder seine Tätigkeit im Dienst dieses Organs betrifft. Dies trifft insbesondere auf folgende Angaben zu:

a) die Tatsache, dass die betreffende Person ein Mitglied dieses Organs ist;
b) ihr Titel und ihre beruflichen Angaben;
c) die Angabe ihres Namens in einem Dokument, das sie erstellt hat oder an dessen Erarbeitung sie mitgewirkt hat.

2 Der Staatsrat kann weitere Vermutungen zugunsten des Informationsinteresses der Öffentlichkeit aufstellen.

3 Die Vermutungen fallen dahin, wenn sensible Daten im Sinne des Gesetzes über den Datenschutz oder ein anderes besonderes Interesse der betroffenen Person berührt sind.

Diese Bestimmungen zeigen, dass das InfoG eine allgemeine Regel und eine (juristische) Vermutung aufstellt. Die allgemeine Regel besagt, dass ein Ausgleich erfolgen soll zwischen dem Interesse der Öffentlichkeit an der Information und dem Interesse der betroffenen Person an der Geheimhaltung, wenn die Person nicht ihre Zustimmung erteilt hat oder eine gesetzliche Bestimmung die Mitteilung vorsieht. Es wird sodann vermutet, dass die Personendaten der Mitglieder von öffentlichen Organen, die sich auf deren Funktion oder Tätigkeiten im Dienst dieses Organs beziehen, im Prinzip öffentlich sind." Ende Zitat.

Mit anderen Worten bestimmt Artikel 12 Absatz 1, dass sich die Gewählten und Angestellten der Kirche, wie Pfarrer, Ratsmitglieder, Kirchenschreiber, usw. bei Informationen nicht auf die Geheimhaltung ihrer Personendaten berufen können. Natürlich wird man sich auch hier auf die wirklich notwendigen und mit der Zuständigkeit in Zusammenhang stehenden Daten beschränken.

Die Veröffentlichung der Interessenbindungen stellt für den Kanton Freiburg eine Neuerung dar. Bei den politischen Gemeinden betrifft die Pflicht zur Offenlegung einzig die Mitglieder des Gemeinderates. Im kirchlichen Bereich spielen die Interessenbindungen in materieller Hinsicht meist eher eine untergeordnete Rolle, meist sind es eher mit dem Amt ideell nicht zu vereinbarende Tätigkeiten. Ihr Einfluss kann zudem durch einem korrekten Ablauf der Geschäfte (z.B. Offerteneinholung bei grösseren Investitionen) gering gehalten werden. Es steht den Kirchgemeinden jedoch frei dies einzuführen.

Heute erfolgt die regelmässige Information in Kirchgemeindeblättern, auf den Internetseiten der Kirchgemeinde und mündlich im Anschluss an den Gottesdienst. Dazu kommen die regelmässigen Jahresberichte der Präsidien und die Angaben über Organisation und Verwaltung. Um die Information möglichst aktuell, effizient und umfassend zu gestalten, unterliegen die verantwortlichen Organe der Selbstverantwortung. Dazu gehört auch die periodische Neubeurteilung des Ablaufes und der dabei verwendeten Informationsmöglichkeiten.

1 Bei den Informationen allgemeiner Art wird oft über Privatpersonen berichtet. Hier ist es wichtig darauf zu achten, dass ein Interview oder Fotoaufnahmen im öffentlichen Anlass und Raum stattfinden. Andernfalls muss das Einverständnis der Personen eingeholt werden. Denn sobald sich eine Information nicht mehr nur auf eine Tätigkeit eines Organs beschränkt, ist dem Persönlichkeitsschutz mehr Beachtung zu schenken.

Ein Beispiel: der Bericht über einen Ausflug oder einer Feier einer Gruppe Gemeindemitglieder kann sowohl Namen (ev. nur Vornamen) wie auch Fotos enthalten, da er in öffentlicher Sphäre stattgefunden hat und zudem die Teilnahme i.d.R. ebenfalls nicht auf die Kirche beschränkt ist.

Bei einer Feier im privaten Rahmen (möglicherweise in den Räumen der Kirchgemeinde) ist eine Veröffentlichung von Namen und Bildern vom (meist stillschweigenden) Einverständnis der Betroffenen abhängig.

2 Schematische Darstellung über den Persönlichkeitsschutz:
Mitglieder und Mitarbeiter eines öffentl. Organs:
öffentliche Sphäre: nicht geschützt
Privatsphäre: teilw. geschützt
Intimsphäre: geschützt

Privatpersonen:
öffentliche Sphäre: teilw. geschützt
Privatsphäre: geschützt
Intimsphäre: streng geschützt

Noch "öffentlicher" sind Personen von internationalem Bekanntheitsgrad (Papst, Filmstar, usw.). Bei ihnen ist nur noch die Intimsphäre teilweise geschützt.

Neben der Information über das kirchliche Geschehen verlangt das InfoG zusätzliche Informationselemente. Artikel 42b Absatz 2 des Ausführungsreglements zum Gesetz über die Gemeinden (ARGG) umschreibt sie als Mindestinhalt (in Klammer: Ergänzungen für kirchliche Belange):

ARGG Art. 42b Website
a) eine allgemeine Information über die wichtigsten Organe der Gemeinde (Kirchgemeinde) und ihre Zusammensetzung sowie über die Gemeindeverwaltung (das Sekretariat der Kirchgemeinde, Geschäftsstelle und Fachstellen der Kantonalkirche [und die weiteren, in der KV genannten Organe]; mit ihrer sachlichen Zuständigkeit und Aufgabenbereich);
b) Daten, Zeiten, Orte und Traktandenlisten der Sitzungen des Legislativorgans (Kirchgemeindeversammlung, Synode) sowie, gemäss Artikel 13 Abs. 2, die Protokolle dieser Sitzungen (Versammlungen);
c) das Register der Interessenbindungen der Mitglieder des Gemeinderates (fakultativ für Kirchgemeinde-, Synodalrat);
d) die allgemeinverbindlichen Reglemente und die Verwaltungsreglemente der Gemeinde (Kirchgemeinde, Kantonalkirche);
e) das Register und die Dokumente der Zusammenarbeit mit Dritten laut Artikel 84bis GG;
f) die allgemeinverbindlichen Reglemente und die Protokolle der Delegiertenversammlungen (Synode) der Gemeindeverbände sowie gegebenenfalls der Agglomeration, bei denen die Gemeinde Mitglied ist;
g) die Unterlagen zum Initiativ- und Referendumsrecht in Gemeindeangelegenheiten, die im Amtsblatt veröffentlicht werden, und die entsprechenden Unterlagen der Gemeindeverbände, bei denen die Gemeinde Mitglied ist;
h) die Mitteilungsblätter der Gemeinde;
i) die ausgeschriebenen Stellen.

3 Die Gemeinden, die nicht über eine Website verfügen, übermitteln dem Oberamt zwecks Veröffentlichung auf dessen Website ihre Informationen und Dokumente gemäss Absatz 2.

4 Die Websites der Gemeinden (Kirchgemeinde, Kantonalkirche) müssen den Anforderungen des Schutzes und der Sicherheit der Personendaten genügen; bei Bedarf erlässt die kantonale oder kommunale Datenschutzbehörde Richtlinien über den Schutz der Personendaten auf dem Internet.

Auch wenn den Kirchgemeinden eine Internetseite nicht aufgezwungen werden kann, stellt eine solche in vielerlei Hinsicht doch ein praktisches Hilfsmittel zur Information dar, welches zudem breite Akzeptanz findet.

Die unter den Buchstaben g bis i und im Absatz 3 genannten Elemente sind für die Kirche nicht von grosser Relevanz fallen hier deshalb ausser Betracht.

Obwohl nicht direkt aufgeführt, ist ein Verzeichnis der Informationsbestände und deren Zwecke zu publizieren (z.B. Register und Verzeichnisse der Kirchgemeinde), wobei Informationsbestände, die Personendaten enthalten, zu kennzeichnen sind.

Die Aufzählung im obigen Artikel ist nicht abschliessend. Deshalb können auch weitere Informationen und Unterlagen, welche nach der Meinung der entsprechenden Organe (KGV; KGR) von öffentlichem Interesse sind, veröffentlicht werden. Dies gilt auch für von der Öffentlichkeit ausgeschlossene Dokumente, nach entsprechender Beurteilung und Behandlung (z.B. Anonymisierung).

Zuständigkeit für die Information
Darüber besteht sowohl in den Kirchgemeinden wie in der Kantonalkirche eine Praxis. Es steht den Organen jedoch frei, die Zuständigkeiten reglementarisch festzuhalten.

Die Informationspflicht verpflichtet die öffentlichen Organe Auskunftsgesuche, welche an sie gerichtet werden, zu beantworten. Indessen muss das Auskunftsgesuch klar vom Gesuch um Zugang zu einem Dokument im Sinne von Artikel 31 InfoG unterscheiden werden. Es bezieht sich auf eine Information (nicht ein Dokument) und zudem fehlt für das Auskunftsgesuch ein dem Dokumentenzugang vergleichbare rechtliche Grundlage.

Die ordentliche Informationstätigkeit stellt eine materielle Handlung dar (kein klagbarer Entscheid) und in diesem Rahmen ist das öffentliche Organ gehalten, das Gesuch zu gewissenhaft zu behandeln.

Diese sind dieselben wie für die von Amtes wegen erteilten Information. Dasjenige Organ, welches die Information erarbeitet hat, ist demnach für die erste Prüfung des Gesuchs und dessen Beantwortung zuständig, so z. B.: das Sekretariat in erster Linie für technische und administrative Fragen.

Der Paradigmenwechsel vom (alten) Verfahren, welches dem Anfragenden den Nachweis zur Berechtigung einer Auskunft auferlegte – zur (neuen) Beweispflicht der angefragten Stelle, dass sie keine Auskunft geben darf, zeitigt hier direkte Folgen.

3.11.4.1 Im Unterschied zu den unter der Informationspflicht veröffentlichten Dokumenten und Unterlagen wird nachstehend das Recht auf Zugang zu nicht publizierten, amtlichen Dokumenten und dessen Ablauf erläutert.

Grundsätze:
Jede natürliche und juristische Person hat im Rahmen des InfoG Zugang zu den amtlichen Dokumenten im Besitz der öffentlichen Organe (Art. 20 Abs. 1).

Als amtliche Dokumente gelten alle Dokumente:
- die von öffentlichen Organen erstellt oder empfangen wurden
- und die Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe betreffen,
namentlich Berichte, Studien, Protokolle, Statistiken, Register, Richtlinien, Weisungen, Korrespondenz, Stellungnahmen oder Entscheide.

Ein nicht-amtliches Dokument ist hingegen ein Dokument, das nicht fertig gestellt oder zum persönlichen Gebrauch bestimmt ist (Art. 22).

Zu berücksichtigen ist in diesem Zusammenhang, dass es Bereiche gibt, welche einer Spezialgesetzgebung ausserhalb des InfoG unterliegen. Es handelt sich dabei um die Einsicht in Dokumente von Zivil- und Strafverfahren, Verfahren der Verwaltungsjustiz und der Schiedsgerichtsbarkeit, u.a.m.

Nicht alle Dokumente sind der Bevölkerung automatisch zugänglich. In der Info GemA5/2011 werden die Eigenschaften dieser nicht frei zugänglichen Dokumente praxisnah so zusammengefasst:

• bei einem anerkannten überwiegenden öffentlichen Interesse (z.B. wenn der Zugang zu einem Dokument die Sicherheit des Staates oder die öffentliche Ordnung gefährden kann);
• bei einem anerkannten überwiegenden privaten Interesse (z.B. wenn der Zugang den Schutz der Personendaten beeinträchtigen kann);
• Dokumente, die nicht ein Organ, das dem InfoG untersteht, erstellt oder als Hauptadressat erhalten hat;
• Protokolle nicht-öffentlicher Sitzungen (vgl. auch Art. 103bis GG) (insb. Kirchgemeinderat, Synodalrat);
• persönliche Meinungen, Gedankenaustausch und Stellungnahmen politischer oder strategischer Natur in internen Notizen, die den Besprechungen der öffentlichen Organe dienen;
• Dokumente, die der Vorbereitung der Entscheide der Exekutivbehörden dienen, vor dem Entscheid;
• ausserdem kann das Zugangsrecht bei Dokumenten, die die öffentlichen Organe vor dem 1. Januar 2011 erstellt oder erhalten haben, nicht geltend gemacht werden (Art. 43 InfoG); die öffentlichen Organe haben jedoch die Möglichkeit, zu diesen Dokumenten auf freiwilliger Basis Zugang zu gewähren.

Die ersten zwei Punkte bedürfen der Interessenabwägung durch das betreffende Organ. Diese beurteilen, ob überwiegend öffentliches Interesse (Art. 26) vorliegt oder das private Interesse überwiegt (Art. 27 u. 28). Je nach Beurteilung wird der Zugang eingeschränkt, aufgeschoben oder verweigert.

Bei der nachfolgenden Gruppe (5 Fälle) handelt es sich um kategorische Ausnahmen vom Zugangsrecht, die weder eine Risikobeurteilung noch eine Interessenabwägung voraussetzen, sondern lediglich eine schlichte Anwendung des gesetzlichen Kriteriums bedeuten.

Zum zweiten Punkt dieser Gruppe noch ein Beispiel: Ein Dokument, das von einem externen Büro für ein öffentliches Organ verfasst wurde und welches das öffentliche Organ infolgedessen als Hauptadressat erhalten hat, unterliegt ebenfalls dem Zugangsrecht.

Gewährleisteter Zugang:
Das Gesetz gewährleistet in Artikel 30 den Zugang zu den Dokumenten:

- Voranschläge und Rechnungen der Gemeinwesen und ihrer Anstalten sowie Rechnungen der übrigen staatlichen Einrichtungen (siehe ebenfalls Art. 103bis GG);
- Dokumente, über die ein externes Vernehmlassungsverfahren durchgeführt wird, und - nach Ablauf der Vernehmlassungsfrist - die eingegangenen Stellungnahmen;
- statistische Informationen, die nicht durch das Statistikgeheimnis gedeckt sind, gemäss der einschlägigen Gesetzgebung.

Unter folgenden Voraussetzungen ist der Zugang zu Evaluationsberichten über die Leistungsfähigkeit der Verwaltung und die Wirksamkeit ihrer Massnahmen gewährleistet:

- Die Evaluation betrifft nicht Leistungen bestimmter Personen;
- und das Organ, für das der Bericht bestimmt ist, hat über das weitere Vorgehen entschieden,
- oder seit seiner Abgabe sind sechs Monate verstrichen.

Dieses ist an dasjenige kirchliche Organ zu richten, welche das gewünschte Dokument entweder erstellt oder als Hauptadressat erhalten hat. Das Gesuch kann formlos (mündlich, E-Mail) und ohne Begründung gestellt werden, muss jedoch über ausreichende Angaben zur Identifizierung des Dokuments enthalten.

Verlangt das Auskunft gebende Organ einen schriftlichen Antrag (Art. 31), so stehen beim Kanton Mustervorlagen und ein Leitfaden zur Verfügung (www.fr.ch/atprd).

Das angefragte Organ unterstützt die gesuchstellende Person. Gesuche sollen möglichst rasch behandelt und beantwortet werden. Könnte der Zugang öffentliches oder privates Interesse beeinträchtigen, wird der Zugang bis nach der Klärung aufgeschoben. Dies erfordert eine schriftliche Stellungnahme des betroffenen Organs, ebenso die teilweise oder ganze Ablehnung und die Gewährung des Zugangs trotz Einsprachen Dritter. Stellungnahmen und Entscheide sind innert 30 Tagen zu erlassen.

Die gewünschten Dokumente können vor Ort eingesehen werden, die Abgabe von Kopien auf Papier oder in elektronischer Form ist ebenfalls möglich, desgleichen (ev. ergänzende) Angaben über den Dokumenteninhalt per Telephon.

Der Zugang und das Verfahren ist in der Regel kostenlos. Bei höherem Arbeitsaufwand und Kopien (Papier oder elektronisch) erhält die gesuchstellende Person einen vorläufigen Kostenvoranschlag.

Die gesuchstellende Person und einsprechende Dritte können innert 30 Tagen gegen die Stellungnahme des öffentlichen Organs einen Schlichtungsauftrag bei dem oder der Kantonalen Beauftragten für Öffentlichkeit und Transparenz einreichen. Kommt keine Schlichtung zustande, so gibt der oder die Beauftragte den Parteien eine schriftliche Empfehlung ab. Das betroffene kirchliche Organ entscheidet von Amtes wegen. Beschwerden gegen diesen Entscheid folgen dem Beschwerdeweg gem. Kirchengesetzgebung.

Beschwerdeweg:
Die Kirchen entscheiden in eigener Kompetenz und endgültig ( Art. 6 Abs. 1 Bst. a) u. c); G über die Beziehungen zwischen den Kirchen und dem Staat, SGF 190.1) Beschwerdeweg (angenommen, das Sekretariat einer KG hat entschieden):
Kirchgemeinderat – Synodalrat – kirchliche Rekurskommission.

Wie oben erwähnt, ist für die Behandlung des Gesuchs dasjenige kirchliche Organ zuständig, welches das gewünschte Dokument entweder erstellt oder als Hauptadressat erhalten hat.

Sollten sich weitere Massnahmen zur Umsetzung des Rechts auf Zugang zu amtlichen Dokumenten sowie bezüglich der Aufsicht über diese Umsetzung als notwendig erweisen, so werden diese von den kirchlichen Organen in Zusammenarbeit mit der Kantonalen Behörde für Öffentlichkeit und Datenschutz ausgearbeitet.

2.2 § 85 Abs. 5, 2.2 § 147, 2.2 § 165 Nur die Sitzungen (Versammlungen) der kirchlichen Legislativen Kirchgemeindeversammlung und Synode sind öffentlich (Art. 4 Abs. 1 Bst. a InfoG). Die übrigen Sitzungen kirchlicher Organe finden unter Ausschluss der Öffentlichkeit statt (Art. 5 Abs. 1 InfoG). Das bedeutet, dass die Sitzungen des Kirchgemeinde- und Synodalrates und der Kommissionen des Synodalrates oder der Synode nicht öffentlich sind. Rechtfertigt ein besonderes Interesse deren Öffentlichkeit, so kann das Organ beschliessen, ganz oder teilweise öffentlich zu tagen (Art. 5 Abs. 2 InfoG).

Im InfoG wird in Artikel 7 Absatz 2 das besondere Sitzungsgeheimnis aufgeführt. Nach diesem Artikel sind nur diejenigen Tatsachen, welche gemäss besonderen Weisungen geheim zu halten sind betroffen. Das Sitzungspräsidium erteilt die entsprechenden Weisungen:

• Drittpersonen, die an einer Sitzung unter Ausschluss der Öffentlichkeit teilnehmen oder dabei anwesend sind, dürfen Tatsachen, die gemäss besonderen Weisungen geheim zu halten sind, nicht verbreiten. Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Spezialgesetzgebung, die ein Beratungsgeheimnis vorsehen.

Die Kirchenordnung kennt für diesen Bereich besondere z.T. weitergehende Vorschriften:
• Für die Kirchgemeinderatssitzung:
Alle Sitzungsteilnehmer sind zur Verschwiegenheit verpflichtet (Art. 85 Abs. 5 KO).
• Für die Synodalratssitzungen gilt das Amtsgeheimnis Artikel 147 KO:
Die Verhandlungen des Synodalrates sind vertraulich. Mitglieder und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Synodalrates sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Des Weiteren besteht die sog. Schweigepflicht in kirchlichen Diensten und Ämtern, umschrieben in Artikel 165 Absatz 1 KO:
• Wer einen kirchlichen Dienst versieht, ist zum Stillschweigen über alle Geheimnisse verpflichtet, die ihm aufgrund dieses Dienstes anvertraut worden sind, im Sinne der Artikel 320 und 321 des Strafgesetzbuches (StGB).

Seit 1. Januar 2011 bietet das Gesetz über die Information und den Zugang zu Dokumenten (InfoG) der Bevölkerung ein Zugangsrecht zu amtlichen Dokumenten, die vom Staat hergestellt wurden. Das Gesetz stützt sich auf die Verfassung des Kantons Freiburg, in der das Recht auf Transparenz verankert ist. Das vorliegende Dokument informiert Sie über die Einzelheiten des Zugangsrechts.

Das Gesetz über die Information und den Zugang zu Dokumenten gilt für alle Organe des Staates, der Gemeinden und der juristischen Personen öffentlichen Rechts sowie für Private, die öffentlich-rechtliche Aufgaben erfüllen und Reglementierungs- oder Verfügungsbefugnis haben.

Es sind also u.a. der Grossrat, der Staatsrat, die kantonale Verwaltung, die Gerichtsbehörden, die Gemeinde- und Generalräte sowie Gruppierungen von Behörden davon betroffen.

Es handelt sich dabei um alle Dokumente, die von öffentlichen Organen erstellt oder empfangen wurden und die Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe betreffen, namentlich Berichte, Studien, Protokolle, Statistiken, Register, Richtlinien, Weisungen, Korrespondenz, Stellungnahmen oder Entscheide.

Darunter fallen Dokumente, die ihr endgültiges Ausarbeitungsstadium nicht erreicht haben oder die zum persönlichen Gebrauch bestimmt sind.

Es ist ratsam, die Formulare und Briefmodelle zu benützen, die sich auf der Website der Kantonalen Behörde für Öffentlichkeit und Datenschutz befinden: www.fr.ch/atprd. Das Gesuch muss an das öffentliche Organ gerichtet werden, welches das Dokument erstellt oder als Hauptadressat von Dritten erhalten hat, die dem Gesetz über die Information und den Zugang zu Dokumenten nicht unterstellt sind.

Ihr Zugangsgesuch kann formlos gestellt und muss nicht begründet werden. Allerdings muss Ihre Anfrage ausreichende Angaben zur Identifizierung des verlangten Dokuments enthalten. Wenn nötig kann das öffentliche Organ ein schriftliches Gesuch verlangen.

Der Zugang ist in der Regel kostenlos, doch es gibt Ausnahmen. Namentlich wenn die Gewährung des Zugangs einen grossen Arbeitsaufwand erfordert oder wenn Sie Kopien eines Dokuments erhalten. Das öffentliche Organ informiert Sie über die zu erwartende Höhe der Gebühr.

Im Gesetz sind verschiedene Arten des Zugangs vorgesehen:
- Die Einsichtnahme vor Ort;
- Die Entgegennahme von Kopien in Papierform oder auf elektronischem Weg;
- Die telefonische Entgegennahme von Angaben über den Inhalt des Dokuments.

Nicht alle Dokumente sind frei zugänglich. Es gibt namentlich Ausnahmen bei:
- überwiegendem öffentlichen Interesse, bspw. wenn der Zugang zum Dokument die öffentliche Sicherheit und Ordnung gefährden kann;
- überwiegendem privaten Interesse, bspw. wenn der Zugang den Schutz der Personendaten beeinträchtigen könnte;
- Dokumenten, die nicht von einem öffentlichen Organ verfasst oder als Hauptadressat von Dritten erhalten wurden, die dem Gesetz nicht unterstellt sind;
- Protokolle nicht öffentlicher Sitzungen;
- persönlichen Meinungen, Gedankenaustausch und Stellungnahmen politischer oder strategischer Natur in internen Notizen, die den Besprechungen der öffentlichen Organe dienen;
- Dokumenten, die der Vorbereitung der Entscheide der Exekutivbehörden dienen;
- Bereiche, die spezialgesetzlich geregelt sind;

- Zudem kann das Zugangsrecht nur bei Dokumenten geltend gemacht werden, die von den öffentlichen Organen nach dem 1. Januar 2011 erstellt oder erhalten wurden.

Das öffentliche Organ wägt in jedem konkreten Fall die verschiedenen Interessen ab und wird u. U. entscheiden, den Zugang zum Dokument einzuschränken, zu verschieben oder zu verweigern. Die Stellungnahme sollte Ihnen spätestens nach 30 Tagen zukommen.

Sollte die Stellungnahme des öffentlichen Organs Sie nicht zufrieden stellen, haben Sie die Möglichkeit, innert 30 Tagen einen Schlichtungsantrag bei der Kantonalen Behörde für Öffentlichkeit und Datenschutz zu stellen. Führt die Schlichtung zu keiner Einigung, erfolgt eine schriftliche Empfehlung, die wiederum einen Entscheid des öffentlichen Organs zur Folge hat. Dieser Entscheid kann wiederum angefochten werden.