Règlement concernant le transfert de données aux paroisses et la tenue des registres dans la paroisse

1 Le présent règlement décrit et règle la procédure et les conditions de transmission des données personnelles à la paroisse respective de l'Église évangélique réformée du canton de Fribourg (ci-après EERF) et la tenue des registres des paroisses.
2 Les données étant hautement confidentielles, une attention particulière est accordée à la sécurité de leur traitement et de leur transmission.
3 Le présent règlement contient les dispositions en matière de protection des données applicables à l’EERF et les paroisses évangéliques réformées du canton de Fribourg pour la tenue des registres des paroisses. La Loi cantonale LPrD règle la surveillance par l’Autorité cantonale de la transparence, de la protection des données et de la médiation (ATPrDM). La surveillance concernant les réformés bernois des paroisses de Morat, de Ferenbalm et de Kerzers est régie par la Loi bernoise sur la protection des données (LCPD).

2.2 § 143 1 Le Conseil synodal de l'EERF est responsable de la transmission des données (art. 143 chif. 13 RE).
2 Il contrôle l'utilisation appropriée des données dans les paroisses, en tenant compte des dispositions de la Loi sur la protection des données et de la Loi sur l'information et l'accès aux documents.

La Chancellerie et le secrétariat cantonal (ci-après : Chancellerie) est responsable de la gestion et de la mise en œuvre de la transmission des données.

1 La Chancellerie regroupe les données communiquées par FriPers selon les paroisses et organise leur transmission.
2 Toute utilisation des données dans un but autre que la transmission doit être soumise à l'approbation du Synode.

1 Les registres des paroisses ont pour but de fournir aux autorités ecclésiastiques et aux organes pastoraux les renseignements de base dont elles ont besoin au sujet des personnes (Note: Les termes du règlement qui désignent des personnes visent indistinctement les femmes et les hommes.) établies dans les paroisses du canton.
2 Les données personnelles ne doivent être traitées que dans le but d’accomplir les tâches dévolues aux paroisses et à l’Église cantonale.

2.2 § 84 Par. 3 1 Le conseil de paroisse est responsable de la tenue des registres (art. 84 al. 3 let. l RE).
2 Il veille à ce que les données soient utilisées aux fins prévues, en tenant compte des dispositions de la Loi sur la protection des données et de la Loi sur l'information et l'accès aux documents.

2.1 § 10 L’Église évangélique réformée du canton de Fribourg reconnaît pour membres tous ceux qui se sont inscrits comme chrétiens évangéliques réformés et qui sont domiciliés sur le territoire de l’une de ses paroisses (art. 10 CE).

Au sens du présent règlement, on entend par :
a) données personnelles (données), toutes les informations qui se rapportent à une personne identifiée ou identifiable ;
b) données personnelles sensibles (données sensibles) :
1) les données sur les opinions ou les activités religieuses, philosophiques, politiques ou syndicales,
2) les données sur la santé, la sphère intime ou l'origine ethnique,
3) les données génétiques,
4) les données biométriques identifiant une personne physique de manière univoque,
5) les données sur des mesures d’aide sociale,
6) les données sur des poursuites ou des sanctions pénales ou administratives ;
c) personne concernée, la personne physique ou morale au sujet de laquelle des données sont traitées ;
d) fichier, tout ensemble de données personnelles dont la structure permet de rechercher les données par personne concernée ;
e) traitement, toute opération relative à des données personnelles – quels que soient les moyens et procédés utilisés – notamment la collecte, la conservation, l’exploitation, la modification, la communication, l’archivage ou la destruction de données ;
f) communication, le fait de rendre des données personnelles accessibles, par exemple en autorisant leur consultation, en les transmettant ou en les diffusant ;
g) sécurité informatique, le domaine de l’informatique visant à assurer la protection physique des sites de traitement de l’information et des infrastructures de télécommunications, l’intégrité des logiciels de base et des logiciels d’application, ainsi que l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des informations, que celles-ci soient stockées ou qu’elles soient en transit sur les réseaux ;
h) journalisation, l’enregistrement, à des fins de contrôle ou de reconstitution, de tout ou partie des activités effectuées sur un système ou sur une application informatique ;
i) secret fiscal, l’obligation des personnes ayant accès aux données fiscales de garder le secret sur les faits dont elles ont connaissance dans l’exercice de leur fonction ainsi que sur les délibérations des autorités et de refuser aux tiers la consultation des dossiers fiscaux (art. 139 LICD bdlf.fr.ch/app/fr/texts_of_law/631.1).

2.2 1 Registres de nature administrative :
Ceux-ci sont énumérés et circonscrits dans les articles 10 à 12 ci-dessous.
2 Registre des actes ecclésiastiques :
a) le registre des baptêmes (art. 24 et 25 RE)
b) le registre des mariages (art. 38 al. 1 et 2 RE)
c) le registre des confirmations
d) le registre des services funèbres (art. 46 al. 1 et 2 RE)

2.2 § 1 Par. 4 1 Le registre des membres (art. 1 al. 4 RE) contient les données suivantes :
a) l’identifiant communal ;
b) le nom officiel de la personne et les autres noms enregistrés à l'état civil et la totalité des prénoms cités dans l'ordre exact ;
c) la date de naissance ;
d) la filiation ;
e) le sexe ;
f) l’état civil et la date d’événement d’état civil ;
g) la langue de correspondance ;
h) l’adresse et l'adresse postale, y compris le numéro postal d'acheminement et le lieu ;
i) le numéro attribué par l'office fédéral à la commune et le nom officiel de la commune ;
j) le nom, le prénom, la date de naissance et le sexe du conjoint ou du partenaire enregistré et des enfants mineurs faisant ménage commun avec l’intéressé pour autant qu’ils soient évangéliques réformés ;
k) en cas d'arrivée : la date ;
l) en cas de départ : la date ;
m) en cas de déménagement dans la commune : la date ;
n) la paroisse ;
o) la date d'arrivée dans la paroisse ;
p) la date éventuelle de sortie de l’Église, voire la date de la réintégration ;
q) la date de décès.
2 Le registre peut contenir des champs supplémentaires à disposition des paroisses, tels que :
a) le lieu de naissance ;
b) les nationalités, ainsi que les lieux d’origine si la personne est de nationalité suisse ;
c) la langue maternelle ;
d) le nombre total des enfants mineurs faisant ménage commun avec l’intéressé ;
e) en cas d'arrivée : la commune ou l'État de provenance ;
f) en cas de départ : la commune ou l'État de destination ;
g) les cas d’exclusion du droit de vote au niveau communal ;
h) le droit de vote paroissial ;
i) le représentant légal ;
j) la profession ;
k) les fonctions dans la paroisse ;
l) le lieu et la date du baptême ;
m) les numéros de téléphone ;
n) l'adresse de courriel ;
o) l'abonnement au bulletin paroissial ;
p) la classe de catéchisme.
3 Pour les membres domiciliés dans les parties bernoises des paroisses de Morat, de Ferenbalm et de Kerzers, le registre des membres contient en plus les données personnelles que les communes bernoises communiquent conformément à la Loi bernoise sur la protection des données (LCPD).

2.2 § 4 Par. 3 Le registre électoral (art. 4 al. 3 RE) contient les données suivantes :
a) le(s) nom(s) et le(s) prénom(s) des paroissiens ayant le droit de vote ;
b) le numéro d'électeur ;
c) l’adresse et l'adresse postale, y compris le numéro postal d'acheminement et le lieu ;
d) le numéro attribué par l'office fédéral à la commune et nom officiel de la commune ;
e) la date de naissance ;
f) la langue de réception du matériel de vote ;
g) la date d’arrivée dans la paroisse.

2.1 § 22 1 Le registre des contribuables mentionne toutes les personnes physiques et morales soumises à l’impôt ecclésiastique, conformément aux articles 22 de la CE et 185 du RE.
2 Pour les personnes physiques, le registre des contribuables contient:
a) les nom et prénom enregistrés au Service cantonal des contributions (SCC) ;
b) l’état civil ;
c) le numéro du chapitre fiscal et la ou les communes d’assujettissement ;
d) l’adresse postale de facturation ou l’adresse du mandataire ;
e) le numéro attribué par l'Office fédéral à la commune de domicile ;
f) le code religieux qui reflète l'appartenance ou la non-appartenance à la confession évangélique réformée du titulaire du chapitre fiscal, de son conjoint ou de son partenaire enregistré et de ses enfants mineurs ;
g) la paroisse ;
h) la date du début d’assujettissement dans le canton, dans la commune et dans la paroisse ;
i) la date de la fin d’assujettissement dans le canton, dans la commune et dans la paroisse ;
j) pour les années d'assujettissement, le pourcentage et les parts réformés des cotes cantonales du revenu et de la fortune imposables ainsi que ceux des prestations en capital et des bénéfices de liquidation et l’état de la taxation cantonale.
3 Pour les personnes physiques, le registre des contribuables peut contenir les dates et les montants encaissés.
4 Pour les personnes morales, le registre des contribuables contient :
a) le nom de la société et le numéro fédéral de l'entreprise IDE ;
b) le numéro du chapitre fiscal et la ou les communes d’assujettissement ;
c) l’adresse postale du siège de la société ;
d) la paroisse ;
e) la date du début d’assujettissement dans le canton, dans la commune et dans la paroisse ;
f) la date de la fin d’assujettissement dans le canton, dans la commune et dans la paroisse ;
g) pour les années d'assujettissement, le pourcentage et les parts catholiques des cotes cantonales du bénéfice et du capital imposables ainsi que ceux de l'impôt minimal et l’état de la taxation cantonale.
5 Le registre des impôts paroissiaux des contribuables bernois est tenu par les communes municipales et les communes mixtes conformément à la Loi bernoise sur les impôts paroissiaux (LIP).

2.2 § 1 Par. 4 1 Le registre des actes ecclésiastiques contient :
a) les membres de la paroisse dans le sens de l’article 1 al. 4 CE ;
b) les personnes qui ont reçu des actes ecclésiastiques, ainsi que les données spécifiques contenues dans les formulaires des actes ecclésiastiques ;
c) les personnes en relation pastorale avec la paroisse : le nom et les prénoms, les indications de contact, la fonction dans la paroisse et l’abonnement au bulletin paroissial.
2 Pour les membres de la paroisse, c’est-à-dire les réformés domiciliés sur le territoire de la paroisse, le registre des actes ecclésiastiques utilise les données suivantes du registre des membres :
a) le nom officiel de la personne et les autres noms enregistrés à l’état civil, et la totalité des prénoms cités dans l’ordre exact ;
b) la date de naissance ;
c) la filiation ;
d) le sexe ;
e) l’état civil et la date d’événement d’état civil ;
f) la langue de correspondance ;
g) l’adresse et l’adresse postale, y compris le numéro postal d'acheminement et le lieu ;
h) le numéro attribué par l'office fédéral à la commune et le nom officiel de la commune ;
i) le nom, le prénom, la date de naissance et le sexe du conjoint ou du partenaire enregistré et des enfants mineurs faisant ménage commun avec l’intéressé, pour autant qu’ils soient évangéliques réformés ;
j) la paroisse ;
k) la date d’arrivée dans la paroisse ;
l) la date éventuelle de sortie de l’Église, voire la date de la réintégration ;
m) la date de décès ;
n) le lieu de naissance ;
o) les nationalités, ainsi que les lieux d’origine si la personne est de nationalité suisse ;
p) la langue maternelle ;
q) le nombre total des enfants mineurs faisant ménage commun avec l’intéressé ;
r) le représentant légal ;
s) la profession ;
t) les fonctions dans la paroisse ;
u) le lieu et la date du baptême ;
v) les numéros de téléphone ;
w) l’adresse de courriel ;
x) l’abonnement au bulletin paroissial ;
y) la classe de catéchisme.

1 Le Conseil de paroisse nomme la personne responsable pour la réception des données et la tenue des registres (préposé aux registres) et, éventuellement, son remplaçant. Il en fixe le cahier des charges et leur donne les instructions nécessaires.
2 Le Conseil de paroisse décide de l'autorisation d'accès accordée aux utilisateurs. L’accès ne peut être octroyé que pour l’accomplissement d’une tâche appartenant à l’utilisateur. L’autorisation est retirée lorsqu’une personne quitte sa fonction ou n’a plus besoin de l’accès pour l’accomplissement de ses tâches.
3 Le préposé aux registres est chargé des contacts avec les utilisateurs et les destinataires de listes. Lui-même et les personnes autorisées à accéder aux registres sont soumis à l’obligation du devoir de confidentialité. Les personnes qui reçoivent l’autorisation d’accéder au registre des contribuables doivent s’engager par écrit à respecter le secret fiscal.
4 L’étendue de la consultation par les personnes autorisées est mentionnée aux annexes 1 et 2. Le préposé aux registres tient une liste des autorisations d’accès (annexe 4).

1.2.2 1 Les paroisses obtiennent gratuitement l’aide de l’État et des communes pour l'établissement du registre des membres, du registre électoral et du registre des contribuables conformément aux articles 17 et 24 LEE. Des frais pour la communication électronique de données sont réservés.
2 Les données nécessaires à l'établissement du registre des membres (art. 10 al. 1) et du registre électoral proviennent de la plateforme informatique cantonale (FriPers) et sont transmises au moins deux fois par mois par l’Église cantonale. Les données figurant à l’article 10 alinéa 2 lettre l sont soit communiquées par la paroisse où le baptême a été célébré, soit collectées auprès des personnes concernées avec leur consentement. La donnée figurant à la lettre p est soit communiquée par la personne responsable de l'enseignement religieux, soit collectée auprès des parents concernés avec leur consentement. Les autres données énumérées à l’alinéa 2 sont collectées auprès des personnes concernées avec leur consentement. Les données des membres bernois proviennent de la Plate-forme des systèmes des registres communaux (plate-forme GERES) et sont livrées via des messages électroniques SEDEX.
3 Le registre électoral est établi sur la base des données du registre des membres en tenant compte de l’âge et des décisions concernant une éventuelle incapacité durable de discernement.
4 Les données nécessaires à l'établissement du registre des contribuables sont fournies par le service cantonal des contributions (SCC) ou par les communes sur la base des taxations cantonales directement aux paroisses concernées.
5 Le registre des actes ecclésiastiques utilise les données du registre des membres énumérées à l’article 13 alinéa 2. Les données mentionnées à l’article 13 alinéa 1 lettres b et c sont collectées auprès des personnes concernées avec leur consentement ou transmises par la paroisse où l’acte ecclésiastique a été célébré.

1 L’Église cantonale entretient une plateforme informatique cantonale, RefPers, sur laquelle les paroisses peuvent gérer leurs données du registre des membres, du registre électoral et du registre des actes ecclésiastiques.
2 Les paroisses gèrent leurs données sur la plateforme RefPers à partir de leur équipement informatique ou dans leur propre application pour les registres paroissiaux.
3 Une autorisation est nécessaire pour l’utilisation d’une propre application des registres paroissiaux. Le Conseil synodal donne l’autorisation si la paroisse assure la protection, la sécurité et la sauvegarde des données. L'intégration des données fournies par RefPers dans leur propre application incombe aux paroisses. Les autres dispositions de ce règlement, notamment sur l'organisation, le contrôle et la haute surveillance, s'appliquent aussi à ces paroisses.
4 Le Conseil de paroisse peut compléter ses registres en ajoutant certaines données supplémentaires prévues à l'article 10 alinéa 2 et à l'article 12 alinéa 3.

1 Les données personnelles mises à disposition concernent les renseignements de base communiqués par FriPers ou par GERES pour le registre des membres, respectivement par le SCC ou par la commune pour le registre des contribuables.
2 La paroisse signale les éventuelles divergences au contrôle des habitants de la commune concernée respectivement au Service cantonal des contributions.

1 L’Église cantonale crée et entretient la plateforme informatique cantonale RefPers.
2 L’Église cantonale reçoit les données des membres triées par communes ; elle a la responsabilité de garantir à chaque paroisse l'accès à ses données.
3 Le Conseil synodal nomme, au sein de la Chancellerie, un préposé cantonal aux registres et son remplaçant, dont la tâche essentielle est de veiller au bon fonctionnement de la base de données des registres paroissiaux et à la bonne répartition de ces données. Il gère les utilisateurs des paroisses sur la base des autorisations accordées par le Conseil de paroisse relatif.
4 La répartition des données sur les paroisses se fait sur la base des informations de géolocalisation contenues dans les fichiers de transfert. Le préposé cantonal attribue les communes et les bâtiments d’habitation aux paroisses concernées. Si ces informations ne permettent pas l’attribution d’un membre à une seule paroisse, les préposés des paroisses concernées procèdent à l’attribution en consultant, si nécessaire, la commune concernée.
5 Le Conseil synodal ainsi que le préposé cantonal aux registres et son remplaçant peuvent accéder à RefPers à des fins statistiques ; ils n'ont toutefois pas accès aux données personnelles. Les données doivent être traitées de manière analogue à celles de la loi sur la statistique cantonale, notamment concernant le secret statistique (art. 16 LStat bdlf.fr.ch/app/fr/texts_of_law/110.1).

1 Le préposé aux registres de la paroisse et son remplaçant extraient, dans un but spécifique, des listes, sous quelque forme que ce soit, à l'intention des personnes autorisées à les recevoir, conformément à la protection des données et, cas échéant, dans le respect du secret fiscal. Le Conseil de paroisse peut, dans un cas d’espèce, autoriser d'autres utilisateurs à créer eux-mêmes des listes dans un but spécifique (annexe 3). Seul le caissier ou un autre utilisateur comptable peuvent établir des listes à partir du registre des contribuables ; ils sont soumis au secret fiscal. Les listes seront détruites après utilisation conformément au but spécifique.
2 Les destinataires des listes contresignent la quittance de réception (annexe 5) qui mentionne le but spécifique. Ils sont soumis à l’obligation du devoir de confidentialité. Ils ne sont pas autorisés à les remettre à des tiers. Ils communiquent au préposé aux registres de la paroisse la date de la destruction de la liste.
3 Le préposé aux registres de la paroisse tient un protocole des listes établies et un protocole des listes détruites.

1 La paroisse communique, lors du baptême, de la présentation ou de l’admission dans l’Église d’une personne non-membre, la date de l’entrée dans l’Église évangélique réformée au Contrôle des habitants et au Service cantonal des contributions (SCC).
2 En cas de sortie d'Église respectivement de réadmission, la paroisse la communique au Contrôle des habitants, au Service cantonal des contributions (SCC) et à l'autorité fiscale d'encaissement.
3 La communication de données personnelles à des tiers est défendue.

1 En cas de départ de la paroisse et en cas de décès, la paroisse désigne les données personnelles qui doivent être transférées aux archives des registres dans le délai de cinq années, sous réserve des obligations fiscales, d'éventuelles procédures judiciaires ou administratives et des nécessités statistiques. Le registre des membres conserve le nom, le prénom, la date de naissance et un numéro d’identification interne à RefPers dans le but de réactiver des données personnelles archivées ; tandis que le registre des contribuables conserve le nom, le prénom, le numéro du chapitre fiscal et un autre numéro d’identification interne dans le même but. L'autorisation est donnée par le Conseil paroissial.
2 Les archives des registres paroissiaux ne sont accessibles aux personnes autorisées selon l’article 14 que sur demande écrite au Conseil de paroisse et sous réserve des dispositions cantonales et communales en matière d'archivage des documents administratifs. Elles ne seront accessibles au public qu'après cent ans sous réserve du secret fiscal.

1 La personne responsable pour la réception des données reçoit un droit d’accès personnalisé ; elle reçoit les informations nécessaires pour l’accès de la Chancellerie.
2 Une autorisation personnelle d’accès est délivrée aux personnes selon les annexes 1 et 2 ; celles-ci reçoivent un nom d'utilisateur personnel, un mot de passe modifié régulièrement et un code unique par session.

1 Les données informatiques sont protégées selon le concept de sécurité classifié et à diffusion restreinte et contrôlée.
2 Une journalisation est effectuée à chaque interrogation du fichier.
3 L’autorisation personnelle d’accès comporte une procédure de contrôle d'accès réservée à l'accès à RefPers.

Toute personne peut demander au Conseil de sa paroisse de consulter toutes les données qui la concernent et d'en obtenir une copie. Les données fiscales ne sont transmises qu’au détenteur du chapitre (contribuable). Les principes, les modalités, les restrictions et les actions défensives codifiées dans les articles 27 à 29 et 33 de la LPrD (bdlf.fr.ch/app/fr/texts_of_law/17.1) sont à respecter.

1 Les contrôles (annexe 6) sont effectués au moins deux fois par an par le conseiller paroissial chargé des registres paroissiaux et le préposé aux registres de la paroisse. Si le préposé aux registres de la paroisse est lui-même membre du Conseil de paroisse, il exécute les contrôles conjointement avec le secrétaire ou le caissier.
2 Une copie de la fiche de contrôle est transmise à la Chancellerie accompagnée de la liste des ayants droits (annexe 4).

Le présent règlement a été soumis à l’Autorité cantonale de la transparence, de la protection des données et de la médiation (ATPrDM).

Le présent règlement est remis à chaque paroisse de l’EERF et à l’Autorité cantonale de la transparence, de la protection des données et de la médiation (ATPrDM).

1 Les paroisses disposent d'un délai de douze mois après l'entrée en vigueur du règlement pour se mettre en conformité avec celui-ci.
2 Les paroisses qui souhaitent utiliser leur propre application pour les registres paroissiaux disposent d'un délai de douze mois après l'entrée en vigueur du règlement pour soumettre, dossier à l'appui, la demande d'autorisation au Conseil synodal.

Le Conseil synodal est habilité à modifier les annexes du règlement.

1 Le Conseil synodal est chargé de l’exécution du présent règlement.
2 Il fixe la date d'entrée en vigueur .

Annexe 1 : Formulaire de nomination d’un préposé aux registres de la paroisse
Annexe 2 : Formulaire d’autorisation d’accès à RefPers
Annexe 3 : Formulaire d’autorisation de création de listes
Annexe 4 : Liste des ayants droits sur RefPers
Annexe 5 : Quittance de création de liste
Annexe 6 : Formulaire pour le contrôle deux fois par an

Lien vers les annexes ici: RefPers - Tenue des registres paroissiaux