RefPers - Tenue des registres ecclésiastiques
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La plateforme RefPers des registres
Selon le Règlement ecclésiastique Article 143.13, le Conseil synodal est l'organe responsable pour le transfert de données entre la plateforme informatique cantonale contenant les données des registres des habitants et les paroisses tenant les registres.
Chaque paroisse doit tenir quatre registres: le registre des membres, le registre électoral, le registre des contribuables et le registre des actes ecclésiastiques. Le registre des actes ecclésiastiques se greffe au registre des membres et contient en plus les données pastorales (baptêmes, mariages, confirmations et services funèbres). L'Eglise cantonale met à disposition la plateforme RefPers, sur laquelle les paroisses peuvent gérer leurs registres.
La plateforme RefPers des registres
Selon le Règlement ecclésiastique Article 143.13, le Conseil synodal est l'organe responsable pour le transfert de données entre la plateforme informatique cantonale contenant les données des registres des habitants et les paroisses tenant les registres.
Chaque paroisse doit tenir quatre registres: le registre des membres, le registre électoral, le registre des contribuables et le registre des actes ecclésiastiques. Le registre des actes ecclésiastiques se greffe au registre des membres et contient en plus les données pastorales (baptêmes, mariages, confirmations et services funèbres). L'Eglise cantonale met à disposition la plateforme RefPers, sur laquelle les paroisses peuvent gérer leurs registres.
Les quatre registres
Le registre des membres (art. 1 al. 4 RE) est établi sur la base des données des Contrôles des habitants. La plateforme Fri-Pers de l’État de Fribourg collecte les données de toutes les communes du canton. Tous les quinze jours, elle transmet à RefPers les données des domiciliés réformés. La paroisse peut ajouter des numéros de téléphone, des adresses E-mail, etc. que les membres lui communiquent.
Le registre électoral est établi en vue d’un scrutin ou d’une Assemblée de paroisse. Il contient tous les membres âgés de 16 ans ou plus.
Le registre des contribuables contient tous les chapitres fiscaux des contribuables de la paroisse. Le secret fiscal doit être strictement respecté. Ce registre n’est pas encore réalisé sur RefPers.
Le registre des actes ecclésiastiques contient presque toutes les données des membres, lesquelles la paroisse complète par les données des actes ecclésiastiques. La paroisse peut ajouter des personnes qui ont leur domicile en dehors de la paroisse ou qui ne sont pas réformées, mais qui ont un lien avec la paroisse.
Le registre électoral est établi en vue d’un scrutin ou d’une Assemblée de paroisse. Il contient tous les membres âgés de 16 ans ou plus.
Le registre des contribuables contient tous les chapitres fiscaux des contribuables de la paroisse. Le secret fiscal doit être strictement respecté. Ce registre n’est pas encore réalisé sur RefPers.
Le registre des actes ecclésiastiques contient presque toutes les données des membres, lesquelles la paroisse complète par les données des actes ecclésiastiques. La paroisse peut ajouter des personnes qui ont leur domicile en dehors de la paroisse ou qui ne sont pas réformées, mais qui ont un lien avec la paroisse.
La plateforme informatique
Responsabilités et rôles
Le Conseil de paroisse est responsable pour les registres, c’est-à-dire pour le registre des membres, le registre électoral, le registre des contribuables et le registre des actes ecclésiastiques. Un membre du Conseil de paroisse a les registres dans son dicastère, il est appelé responsable des registres.
Le Conseil de paroisse nomme un préposé paroissial aux registres normalement hors Conseil de paroisse. Il transmet les autorisations données par le Conseil de paroisse au préposé cantonal pour la création des comptes d’utilisateurs. Deux fois par an, il fait le contrôle des utilisateurs actifs, des quittances de création de listes et des ordinateurs servant à accéder la plateforme. Le Conseil peut nommer la secrétaire de paroisse ou le caissier de paroisse ou toute autre personne. Si un membre du Conseil est nommé préposé aux registres, le contrôle est exécuté avec la secrétaire ou la caissière de paroisse. Plusieurs paroisses peuvent nommer la même personne.
L’utilisateur Secrétaire travaille sur le registre des membres et sur celui des actes ecclésiastiques et gère le registre électoral.
Le Conseil de paroisse peut restreindre l’accès à la consultation seule (pas de modifications, utilisateur Consultation).
Pour exporter des données de la plateforme, un utilisateur Secrétaire a besoin de l’autorisation de créer des listes octroyée par le Conseil de paroisse pour une année. À chaque création de liste, une quittance de création de listes est produite que le destinataire de la liste doit signer. Il s’engage à détruire la liste après utilisation conforme au but fixé.
Si une personne est nommé préposée et reçoit également l’autorisation d’accès en tant qu’utilisateur Secrétaire, un compte d’utilisateur combiné Préposé-Secrétaire est créé.
Une personne peut recevoir l’accès pour plusieurs paroisses.
Le Conseil de paroisse nomme un préposé paroissial aux registres normalement hors Conseil de paroisse. Il transmet les autorisations données par le Conseil de paroisse au préposé cantonal pour la création des comptes d’utilisateurs. Deux fois par an, il fait le contrôle des utilisateurs actifs, des quittances de création de listes et des ordinateurs servant à accéder la plateforme. Le Conseil peut nommer la secrétaire de paroisse ou le caissier de paroisse ou toute autre personne. Si un membre du Conseil est nommé préposé aux registres, le contrôle est exécuté avec la secrétaire ou la caissière de paroisse. Plusieurs paroisses peuvent nommer la même personne.
L’utilisateur Secrétaire travaille sur le registre des membres et sur celui des actes ecclésiastiques et gère le registre électoral.
Le Conseil de paroisse peut restreindre l’accès à la consultation seule (pas de modifications, utilisateur Consultation).
Pour exporter des données de la plateforme, un utilisateur Secrétaire a besoin de l’autorisation de créer des listes octroyée par le Conseil de paroisse pour une année. À chaque création de liste, une quittance de création de listes est produite que le destinataire de la liste doit signer. Il s’engage à détruire la liste après utilisation conforme au but fixé.
Si une personne est nommé préposée et reçoit également l’autorisation d’accès en tant qu’utilisateur Secrétaire, un compte d’utilisateur combiné Préposé-Secrétaire est créé.
Une personne peut recevoir l’accès pour plusieurs paroisses.
Instructions
Le » formulaire R1 est traité au Conseil de paroisse et signé par le président et la secrétaire de paroisse, ainsi que par le futur préposé aux registres.
Pour le » formulaire R2, il faut distinguer :
– Un utilisateur Secrétaire a le droit de modifier des données personnelles
– Un utilisateur Consultation ne peut pas modifier des données
Le formulaire R2 est signé par le président du Conseil de paroisse et la secrétaire de paroisse. Le futur utilisateur signe dans la partie de la déclaration de confidentialité.
Le » formulaire R3 sert à l’octroi de l’autorisation à créer des listes et à son renouvellement chaque année. L’utilisateur signe pour le respect de la confidentialité.
Les formulaires R1 et R2 sont de nouveau utilisés pour la désactivation d’un compte, dans la partie inférieure.
Les formulaires R1, R2 et R3 sont à envoyer au préposé cantonal, .
» Lien vers le formulaire R6 - fiche de contrôle
Pour le » formulaire R2, il faut distinguer :
– Un utilisateur Secrétaire a le droit de modifier des données personnelles
– Un utilisateur Consultation ne peut pas modifier des données
Le formulaire R2 est signé par le président du Conseil de paroisse et la secrétaire de paroisse. Le futur utilisateur signe dans la partie de la déclaration de confidentialité.
Le » formulaire R3 sert à l’octroi de l’autorisation à créer des listes et à son renouvellement chaque année. L’utilisateur signe pour le respect de la confidentialité.
Les formulaires R1 et R2 sont de nouveau utilisés pour la désactivation d’un compte, dans la partie inférieure.
Les formulaires R1, R2 et R3 sont à envoyer au préposé cantonal, .
» Lien vers le formulaire R6 - fiche de contrôle
Rôle de l'Eglise cantonale
L'Eglise cantonale entretient la plateforme RefPers des registres. Le préposé cantonal aux registres, nommé par le Conseil synodal, valide et transmet les autorisations octroyés par le Conseil de paroisse à KW-Software pour la création des comptes. Il s’assure que chaque paroisse reçoive les données personnelles de ses membres. Cette attribution se fait sur la base des bâtiments d'habitation sans que le préposé cantonal ait accès aux données personnelles elles-mêmes.
La plateforme des registres RefPers travaille avec le programme « KiKartei » de la société KW-Software AG (» https://kikartei.ch/fr/). Le programme a besoin du système d’exploitation Windows et des programmes Word et Excel de la gamme Office.
La plateforme des registres RefPers travaille avec le programme « KiKartei » de la société KW-Software AG (» https://kikartei.ch/fr/). Le programme a besoin du système d’exploitation Windows et des programmes Word et Excel de la gamme Office.
Dispositions légales
- Confédération
- Canton de Fribourg
- » Décision du Tribunal fédéral du 19 janvier 2024 suite au recours FriPers
- » Décision du Tribunal cantonal du 29 juin 2023 suite au recours FriPers ou » ici en format PDF.