RefPers - Führung der kirchlichen Register
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Die Plattform der Register RefPers
Gemäss Kirchenordnung Artikel 143.13, ist der Synodalrat das verantwortliche Organ für den Datentransfer zwischen der kantonalen Informatikplattform für die Einwohnerregisterdaten und den registerführenden Kirchgemeinden.
Jede Kirchgemeinde muss vier Register führen: das Mitgliederregister, das Stimmregister, das Steuerpflichtigenregister und das Register der kirchlichen Handlungen. Das Register der kirchlichen Handlungen ist auf das Mitgliederregister aufgepfropft und enthält zusätzlich die pastoralen Angaben (Taufen, Trauungen, Konfirmationen und Bestattungen). Die Kantonalkirche stellt die Informatik-Plattform RefPers zur Verfügung, auf der die Kirchgemeinden ihre Register verwalten können.
Die Plattform der Register RefPers
Gemäss Kirchenordnung Artikel 143.13, ist der Synodalrat das verantwortliche Organ für den Datentransfer zwischen der kantonalen Informatikplattform für die Einwohnerregisterdaten und den registerführenden Kirchgemeinden.
Jede Kirchgemeinde muss vier Register führen: das Mitgliederregister, das Stimmregister, das Steuerpflichtigenregister und das Register der kirchlichen Handlungen. Das Register der kirchlichen Handlungen ist auf das Mitgliederregister aufgepfropft und enthält zusätzlich die pastoralen Angaben (Taufen, Trauungen, Konfirmationen und Bestattungen). Die Kantonalkirche stellt die Informatik-Plattform RefPers zur Verfügung, auf der die Kirchgemeinden ihre Register verwalten können.
Die vier Register
Das Mitgliederregister (Art. 1.4 der KO) wird mit Hilfe der Angaben der Einwohnerkontrolle erstellt. Die Plattform Fri-Pers des Staates Freiburg sammelt die Angaben von allen Gemeinden des Kantons. Alle vierzehn Tage überträgt sie die Daten der reformierten Einwohner an RefPers. Die Kirchgemeinde kann von den Kirchenglieder gemeldete Telefonnummern, E-Mail-Adressen usw. hinzufügen.
Das Stimmregister wird jeweils auf einen Urnengang oder eine Kirchgemeindeversammlung hin erstellt. Es enthält alle Mitglieder, welche 16 Jahre und älter sind.
Das Steuerpflichtigenregister enthält alle Steuerkapitel der Steuerpflichtigen einer Kirchgemeinde. Das Steuergeheimnis muss strikt eingehalten werden. Dieses Register wurde auf RefPers noch nicht erstellt.
Das Register der kirchlichen Handlungen enthält fast alle Daten der Mitglieder, zu denen die Kirchgemeinde die Angaben bezüglich der kirchlichen Handlungen ergänzt. Die Kirchgemeinde kann Personen hinzufügen kann, die ihren Wohnsitz ausserhalb der Gemeinde haben oder nicht reformiert sind, aber eine Verbindung zur Kirchgemeinde haben.
Das Stimmregister wird jeweils auf einen Urnengang oder eine Kirchgemeindeversammlung hin erstellt. Es enthält alle Mitglieder, welche 16 Jahre und älter sind.
Das Steuerpflichtigenregister enthält alle Steuerkapitel der Steuerpflichtigen einer Kirchgemeinde. Das Steuergeheimnis muss strikt eingehalten werden. Dieses Register wurde auf RefPers noch nicht erstellt.
Das Register der kirchlichen Handlungen enthält fast alle Daten der Mitglieder, zu denen die Kirchgemeinde die Angaben bezüglich der kirchlichen Handlungen ergänzt. Die Kirchgemeinde kann Personen hinzufügen kann, die ihren Wohnsitz ausserhalb der Gemeinde haben oder nicht reformiert sind, aber eine Verbindung zur Kirchgemeinde haben.
Die Informatik Plattform
Verantwortlichkeiten und Rollen
Der Kirchgemeinderat ist zuständig für die Register, d.h. für das Mitgliederregister, das Stimmregister, das Steuerpflichtigenregister und das Register der kichlichen Handlungen. Ein Mitglied des Kirchgemeinderats hat die Register in seinem Ressort, man nennt ihn den Verantwortlichen für die Register.
Der Kirchgemeinderat ernennt einen Registervorsteher der Kirchgemeinde, normalerweise ausserhalb des Kirchgemeinderats . Er leitet die vom Kirchgemeinderat erteilten Berechtigungen an den kantonalen Beauftragten weiter für die Erstellung der Benutzerkonten. Zweimal im Jahr überprüft er die aktiven Benutzer, die Quittungen für die Erstellung von Listen und die für den Zugriff auf die Plattform eingesetzen Computer. Der Kirchgemeinderat kann die Kirchgemeindesekretärin oder den Kirchgemeindekassier oder jede andere Person ernennen. Mehrere Kirchgemeinden können die gleiche Person ernennen.
Der Sekretariats-Benutzer bearbeitet das Mitgliederregister und das Register der kirchlichen Handlungen und verwaltet das Stimmregister.
Der Kirchgemeinderat kann den Zugriff auf Nur-Lesen einschränken. (keine Änderungen, Nur-Lesen-Benutzer).
Um Daten aus der Plattform zu exportieren, benötigt ein Sekretariats-Benutzer die Berechtigung zur Erstellung von Listen, die ihm vom Kirchgemeinderat für ein Jahr erteilt wird. Jedes Mal, wenn eine Liste erstellt wird, wird eine Quittung über die Listenerstellung erzeugt, welche der Empfänger der Liste unterzeichnen muss. Er verpflichtet sich, die Liste zu vernichten, nachdem sie gemäss dem besonderen Zweck verwendet worden ist.
Wenn eine Person zum Registervorsteher ernannt wird und ebenfalls das Zugriffsrecht als Sekretariats-Benutzer erhält, wird ein kombiniertes Konto Vorsteher-Sekretariat erstellt.
Eine Person kann den Zugriff für mehrere Kirchgemeinden erhalten.
Der Kirchgemeinderat ernennt einen Registervorsteher der Kirchgemeinde, normalerweise ausserhalb des Kirchgemeinderats . Er leitet die vom Kirchgemeinderat erteilten Berechtigungen an den kantonalen Beauftragten weiter für die Erstellung der Benutzerkonten. Zweimal im Jahr überprüft er die aktiven Benutzer, die Quittungen für die Erstellung von Listen und die für den Zugriff auf die Plattform eingesetzen Computer. Der Kirchgemeinderat kann die Kirchgemeindesekretärin oder den Kirchgemeindekassier oder jede andere Person ernennen. Mehrere Kirchgemeinden können die gleiche Person ernennen.
Der Sekretariats-Benutzer bearbeitet das Mitgliederregister und das Register der kirchlichen Handlungen und verwaltet das Stimmregister.
Der Kirchgemeinderat kann den Zugriff auf Nur-Lesen einschränken. (keine Änderungen, Nur-Lesen-Benutzer).
Um Daten aus der Plattform zu exportieren, benötigt ein Sekretariats-Benutzer die Berechtigung zur Erstellung von Listen, die ihm vom Kirchgemeinderat für ein Jahr erteilt wird. Jedes Mal, wenn eine Liste erstellt wird, wird eine Quittung über die Listenerstellung erzeugt, welche der Empfänger der Liste unterzeichnen muss. Er verpflichtet sich, die Liste zu vernichten, nachdem sie gemäss dem besonderen Zweck verwendet worden ist.
Wenn eine Person zum Registervorsteher ernannt wird und ebenfalls das Zugriffsrecht als Sekretariats-Benutzer erhält, wird ein kombiniertes Konto Vorsteher-Sekretariat erstellt.
Eine Person kann den Zugriff für mehrere Kirchgemeinden erhalten.
Anleitung
Das » Formular R1 wird im Kirchgemeinderat behandelt und vom Präsidenten und der Kirchgemeindesekretärin unterschrieben, auch die zukünftige Registervorsteherin unterschreibt.
Für das » Formular R2 muss man unterscheiden:
– Der Sekretariats-Benutzer hat das Recht die Personendaten zu ändern.
– Der Nur-Lesen-Benutzer kann keine persönlichen Angaben ändern.
Das Formular R2 wird vom Kirchgemeindepräsidenten und der Kirchgemeindesekretärin unterzeichnet. Der zukünftige Benutzer unterschreibt den Teil der Vertraulichkeitserklärung.
Das » Formular R3 dient zur Erteilung der Berechtigung, Listen zu erstellen, und zu deren Erneuerung jedes Jahr. Der Benutzer unterschreibt für die Vertraulichkeitsverpflichtung.
Die Formulare R1 und R2 werden später wieder benutzt für die Desaktivierung des Kontos, im unteren Teil.
Die Formulare R1, R2 und R3 müssen an den kantonalen Beauftragten geschickt werden, .
» Link zum Formular R6 - Kontrollblatt.
Für das » Formular R2 muss man unterscheiden:
– Der Sekretariats-Benutzer hat das Recht die Personendaten zu ändern.
– Der Nur-Lesen-Benutzer kann keine persönlichen Angaben ändern.
Das Formular R2 wird vom Kirchgemeindepräsidenten und der Kirchgemeindesekretärin unterzeichnet. Der zukünftige Benutzer unterschreibt den Teil der Vertraulichkeitserklärung.
Das » Formular R3 dient zur Erteilung der Berechtigung, Listen zu erstellen, und zu deren Erneuerung jedes Jahr. Der Benutzer unterschreibt für die Vertraulichkeitsverpflichtung.
Die Formulare R1 und R2 werden später wieder benutzt für die Desaktivierung des Kontos, im unteren Teil.
Die Formulare R1, R2 und R3 müssen an den kantonalen Beauftragten geschickt werden, .
» Link zum Formular R6 - Kontrollblatt.
Rolle der Kantonalkirche
Die Kantonalkirche unterhält die Registerplattform RefPers. Der vom Synodalrat ernannte kantonale Beauftragte für die Register validiert und leitet die vom Kirchgemeinderat erteilten Berechtigungen an KW-Software für die Erstellung der Benutzerkonten weiter.
Er stellt sicher, dass jede Kirchgemeinde die Personendaten ihrer Mitglieder erhält. Dies geschieht auf der Basis der Wohngebäude, ohne dass der kantonale Beauftragte selber Zugriff auf die Personendaten hat.
Die Register-Plattform RefPers arbeitet mit dem Programm „KiKartei“ der Firma KW-Software AG (» https://kikartei.ch). Das Programm benötigt das Betriebssystem Windows und die Office-Programme Word und Excel.
Er stellt sicher, dass jede Kirchgemeinde die Personendaten ihrer Mitglieder erhält. Dies geschieht auf der Basis der Wohngebäude, ohne dass der kantonale Beauftragte selber Zugriff auf die Personendaten hat.
Die Register-Plattform RefPers arbeitet mit dem Programm „KiKartei“ der Firma KW-Software AG (» https://kikartei.ch). Das Programm benötigt das Betriebssystem Windows und die Office-Programme Word und Excel.